Welche Möglichkeiten habe ich als Arbeitgeber*in, um meine internationale Fachkraft bei der Wohnungssuche zu unterstützen?

Unterstützung bei Formalitäten

Um ihrer*ihrem neuen Mitarbeitenden den Start in Deutschland zu erleichtern, können Sie die Person bei Anträgen, Behördengängen - wie der Anmeldung einer Wohnsitzadresse oder der Meldung bei der Ausländerbehörde-, der Eröffnung eines Bankkontos und ähnlichen Angelegenheiten unterstützen. Viele Ver- und Anträge (zum Beispiel auch Mietverträge) werden auf Deutsch ausgestellt und auch die Behördensprache ist in der Regel Deutsch. Hier können Sie helfen, indem Sie sprachlich vermitteln und Unklarheiten / deutsche Besonderheiten klären. Sollten Sie oder ein beauftragter Dienstleister die Behördengänge ohne Begleitung der angeworbenen Person durchführen, muss eine Vollmacht von dieser bzw. der*s jeweiligen Angehörigen vorliegen, damit Sie aktiv werden können.

Begleitung zu Besichtigungen

Nicht nur eine Begleitung zu Behörden kann ein hilfreicher Schritt sein. Auch die Begleitung zu Besichtigungen hilft, um die Mietchancen für eine Person aus dem Ausland zu erhöhen. Durch Ihre Anwesenheit können Sie Sprachbarrieren abbauen und monetäre Sicherheit vermitteln, wenn noch keine Schufa-Auskunft und / oder drei Gehaltsnachweise vorliegen. 

Vernetzung

Zudem können Arbeitgeber*innen behilflich sein, indem sie beispielsweise zu Wohnungsgenossenschaften oder ähnlichen Akteur*innen vernetzen, sowie Kontakte in Ihrem Umfeld nutzen und ihren Mitarbeitenden Wohnungseigentümer*innen empfehlen.

Organisieren des ersten Wohnraums

Eine weitere Möglichkeit ist, den neu angeworbenen Mitarbeiter*innen vorübergehend Wohnraum zur Verfügung zu stellen, da es für Personen aus Drittstaaten häufig nicht möglich ist, vor der Einreise angemessenen Wohnraum eigenständig zu mieten oder gar zu kaufen. In der zur Verfügung gestellten Wohnung können die frisch eingereisten Personen zunächst wohnen und nach Einreise (in der Regel innerhalb von sechs bis acht Monaten) einen ihnen zusagenden Wohnraum suchen sowie einrichten.

Als Arbeitgeber*in können Sie

• … Hotelzimmer bereitstellen und hierfür die Kosten übernehmen
• … eine Wohnung anmieten – häufig hat es sich auch als praktikabel erwiesen, mehrere internationale Mitarbeitende in einer Wohnung als WG unterzubringen (Hinweis: eine Anmietung von Ferienwohnungen oder AirBnB ist aufgrund der Voraussetzung einer Meldeadresse, wofür diese nicht angegeben werden können, nicht möglich)
• … Wohneigentum für Mitarbeiterwohnungen bauen oder erwerben und diese an sie weitervermieten

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden Unterkünfte zu Verfügung stellen gilt hier die Arbeitsstättenregelung für Unterkünfte: https://www.baua.de/DE/Angebote/Regelwerk/ASR/ASR-A4-4.html 

Tipp: Informieren Sie die aus dem Ausland kommenden Mitarbeiter*innen ausreichend und stellen Sie ihnen frei, ob sie einen Wohnraum im Eigentum der*des Arbeitgeber*in beziehen möchten oder eine unabhängigere Situation bevorzugen. Es sollten ausreichend Informationen (Wohnungsgröße, Ausstattung sowie Kosten) zur Verfügung gestellt werden, damit die Person eine wohlüberlegte Entscheidung treffen kann. Hierzu können Sie beispielsweise auch eine Tour durch die neue Wohnung als kleines Video aufnehmen. 

Nutzen von externen Dienstleistern (Relocation-Service)

Hat Ihr Unternehmen keinen Wohnraum, das es zur Verfügung stellen kann oder keine Kapazitäten eine Betreuung der neuen Mitarbeiter*innen aus dem Ausland zu organisieren, gibt es die Möglichkeit einen “Relocation-Service” zu nutzen. Diesen Service bieten viele Personalvermittlungsagenturen an, oftmals gegen einen Pauschalpreis. Achten Sie hier genau darauf, welche Leistungen enthalten sind. So ist sich zum einen die angeworbene Person im Klaren, was für sie übernommen, was ihr bereitgestellt und wobei Sie unterstützt wird. Zum anderen schützen rechtzeitige Absprachen das Verhältnis zwischen den involvierten Dienstleistenden, weil sichtbar wird, welche Bereiche übernommen werden und wie diese eingepreist sind. Versuchen Sie auch immer die Wünsche bezüglich der Umzugsorganisation der*des neuen Arbeitnehmer*in zu berücksichtigen (was soll vom Dienstleistenden übernommen werden und was nicht). Kommt es zu Schwierigkeiten im Umzugsmanagement – z. B. weil die Dienstleistenden anders agieren als erwartet – liegt der Schaden fast immer bei den Arbeitnehmer*innen. Lassen Sie deshalb bei der Auswahl des “Relocation-Service” Sorgfalt walten und achten Sie hierbei besonders auf die Organisation und Prozessabwicklung, damit der Umzug für neue Mitarbeitende eine positive Erfahrung wird.

Die wichtigsten Tipps & ToDos: 

• Geregelte Verhältnisse in den Bereichen Wohnen und Mobilität sind für neu eintreffende Arbeitnehmende von besonderer Bedeutung. Sorgen Sie hier daher frühzeitig für Gewissheit.
• Planen Sie großzügigere Zeiträume für das Erledigen nötiger Formalitäten ein.
• Klären Sie vorab welche*r Akteur*in (Arbeitgeber*in, Arbeitnehmer*in, Dienstleistende) welche konkreten Aufgaben und wer welche Kosten übernimmt. Es ist ratsam, dies bereits vor der Einreise vertraglich festzuhalten
• Bleiben Sie in Kontakt mit den neu angeworbenen Mitarbeiter*innen und versuche Sie deren Wünsche zu berücksichtigen.
• Regeln Sie im Falle einer Wohnraumüberlassung alles vertraglich und so früh wie möglich. Achten Sie hierbei verstärkt auf eine verständliche Sprache. Stellen Sie direkt klar, wie lange der Wohnraum zur Verfügung gestellt werden kann, mit wem der Wohnraum ggf. geteilt werden muss und wie hoch die Kosten sind, die vom Arbeitnehmenden getragen werden müssen. 
• Stellen Sie außerdem sicher, dass alle administrativen Punkte bereits vor der Einreise nach Deutschland geregelt sind. 
• Wenn Sie eine Personalvermittlungsagentur eingebunden haben, klären Sie genau, welche Leistungen im Dokumentenmanagement zur Anwerbungsleistung gehören und welche Teile eines “Relocation Management” einzeln bepreist sind.